Nous avons déjà remarqué certains écueils en matière de signatures e-mails… C’est pourquoi, nous avons décidé de vous partager nos conseils avec une liste de choses à faire mais aussi à ne surtout pas faire...

1) Mettre le logo de son entreprise

Ce conseil peut vous sembler simpliste au premier abord, pourtant certains utilisateurs continuent de priver leurs signatures emails de leur logo. Il serait dommage de délaisser cette fonctionnalité car c’est un excellent moyen d’être reconnu par vos interlocuteurs lors de vos échanges.

2) Respecter la charte graphique de son entreprise

Comme dans tout support de communication, vos visuels et signatures emails doivent respecter votre identité graphique : il s’agit de votre marque de fabrique, celle qui vous permet d’être reconnu mais aussi de garantir une cohérence lors de vos prises de parole.

3) Utiliser impérativement les balises <table>

Les balises <table> vous permettent de créer des tableaux. Nous vous conseillons de les utiliser, en particulier lorsque vous souhaitez contrôler l’affichage, la mise en page visuelle et l’optimisation de vos signatures emails.

Balises <table>

4) Toujours mettre les attributs “hauteur/largeur” sur les images

Si vous suivez ce conseil, alors vous en aurez terminé avec les problèmes de proportions de vos signatures. En effet, indiquer vos attributs largeur et hauteur sur vos images vous garantira de bonnes dimensions, donc un affichage fonctionnel...

5) Utiliser le CSS inline avec l’attribut style

Seul le CSS inline est accepté aujourd’hui dans les corps d’email. On espère tous les jours que cela change bientôt…

6) Vérifier le rendu sur une majorité d’appareil (mobile, Outlook, Gmail)

Parce que nous sommes des utilisateurs présents sur tous les canaux de communication, il faut toujours veiller à ce que l’affichage de vos signatures emails soit fonctionnel sur l’ensemble des appareils, sinon ça pourrait nuire à votre crédibilité.

7) Ne pas dépasser 650px horizontalement

Si vous souhaitez que votre signature soit lisible sur un téléphone alors vous ne sauterez pas ce précieux conseil.

8) Ne pas dépasser 500px verticalement

Si vous ne voulez pas vous retrouver avec une signature plus grande que le corps de l’email, alors vous ne sauterez pas non plus ce conseil.

Dimensions d'image

9) Vérifier que les coordonnées sont bien à jour

Imaginez que l’un de vos prospects décide enfin de passer à l’action et de vous contacter, il serait dommage que cette volonté soit contrée par un mauvais numéro de téléphone, pas vrai ?

10) Ajouter une icône Twitter, Facebook, Linkedin pour augmenter sa base d'abonnés

Ne pas se servir des opportunités quotidienne pour faire grossir vos réseaux sociaux, c’est bien dommage !

11) Ajouter son dernier article de blog à sa signature d'email

Vous pratiquez le marketing de contenu ? Très bonne stratégie ! Et si vous misiez sur vos signatures emails pour maximiser la lecture de vos livres blancs, newsletters ou articles de blog ?

12) Conformez-vous à la loi

Parce que la loi évolue et change continuellement, il vaut mieux avoir pris connaissance des dernières mesures mises en place car, comme vous le savez, nul n’est censé ignorer la loi…

13) Ajouter Linkedin, mais lequel ? (compte professionnel ou personnel)

Référez-vous à votre stratégie de communication avant de prendre cette décision bien sûr, mais en ce qui nous concerne, on vous recommandera toujours de privilégier votre compte LinkedIn personnel : les utilisateurs préfèrent échanger avec des personnes, pas des comptes entreprise.

LinkedIn

14) Mesurer le trafic généré par ses signatures emails

Comme tout objectif non précisé, quantifié, qualifié, une stratégie qui n’intègre pas d’indicateurs de mesure court à sa perte. Ne négligez jamais l’évaluation de vos actions : la mesure et l’analyse de votre trafic peuvent vous permettre de trouver certaines actions correctives pour atteindre vos objectifs.

15) Supprimer «Envoyé de mon iPhone»

Apple fait suffisamment de pub pour ne pas en rajouter à chaque email…

16) Cibler le contenu de la campagne de signature d'e-mail par population d’utilisateurs

Catherine, du service comptabilité et Gilles, du service informatique ne seront peut-être pas sensibles aux mêmes types de contenus, pourtant il est essentiel de susciter leurs intérêts divergents. Prévoir des contenus par population d’utilisateurs vous facilitera la vie, plus besoin de choisir…

17) Ajoutez votre disclaimer

N’oubliez pas d’indiquer vos mentions légales en bas des signatures, par exemple : “cet email est confidentiel” ou encore “ne pas imprimer”.

18) Assurez-vous que vos liens dans votre signature ne sont pas morts.

Il n’y a pas grand-chose qui fait moins professionnel que des liens morts dans vos emails...

Liens morts

19) Intégrer des analyses dans ses clics et statistiques de signature d'e-mail

Là encore, on ne néglige pas la mesure et l’analyse, rappelez-vous c’est ce qui vous permettra d’atteindre plus rapidement vos objectifs.

20) Avoir une incitation à l'action claire dans votre bannière

Une bannière qui ne pousse à aucune action n’a pas vraiment lieu d’être finalement. Il vaut mieux soigner son message avant diffusion.

21) Ne pas envoyer de guide pratique de 3 pages pour que les employés mettent eux-mêmes à jour leurs signatures.

Assurer une bonne communication via vos signatures emails est un rôle qui revient, par déduction, au département de la communication. Et Signitic est là pour vous faire gagner du temps, à vous et à vos collaborateurs.

22) Ne pas utiliser de puces, de coches ou de numérotation

Histoire que vos clients ne confondent pas votre signature avec leur liste de course.

23) Ne pas créer sa signature comme une seule image

En créant une image, vous renoncerez à l’utilisation de fonctionnalités telles que l’ajout de boutons : réseaux sociaux, maps, etc.

Images

24) Ne pas utiliser Comic Sans MS comme police de courrier électronique

Ce conseil est valable pour n’importe quel écrit ou visuel finalement...

25) N'ayez pas peur d'ajouter des images à votre signature, mais faites-le bien !

On évite les petits chats, les photos de plantes chez mamie, on préfère des visuels appropriés et professionnels (attention cela n’interdit en rien l’originalité).

26) Ne pas copier un modèle de signature de courrier électronique à partir de Microsoft Word

À moins d’envier le résultat d’un affichage tout sauf fonctionnel...

27) Ne pas laisser cette tâche à l'informatique

Ils sont en général (trop) efficaces mais peu créatifs, ils ont surtout d’autres choses plus critiques à gérer. Pourquoi ne pas s’adresser à votre service communication ?

Service informatique

28) Ne pas ajouter sa signature en haut de son e-mail

Non, on ne va pas vous expliquer pourquoi il est préférable de commencer son email par “Bonjour” plutôt que par “Cordialement”.

29) Ne mettez pas 17 couleurs

Ajouter des couleurs est une très bonne idée, cependant il vaut mieux éviter les arcs-en-ciel… Cela pourrait nuire à la lisibilité et à la rétine de vos interlocuteurs !

30) Ne pensez pas que vos signatures seront identiques sur tous les appareils

Si vous devez vérifier l’affichage conforme de vos signatures emails sur l’ensemble de vos appareils, cela sous-entend aussi qu’elles ne seront pas identiques… Soyez vigilants !

31) Ne perdez pas d'espace avec des informations inutiles

Pour être lu et compris, un message doit être clair, synthétique et compréhensible, allez droit au but et limitez les informations inutiles.

32) Ne présumez pas que tout le monde sait où vous êtes basé

Au risque de vous décevoir, oui vous avez besoin de préciser votre adresse sur vos signatures emails.

33) Un titre/travail par signature, s'il vous plaît

La clarté est encore l’outil de prédilection à utiliser, évitez les signatures du type “Gilbert, associé, fondateur, freelance, coach de vie, vaudou”, ça peut engendrer un certain scepticisme pour vos utilisateurs finaux…

34) Ne vous sentez pas coupable d'avoir lu l'intégralité de cet article

Au contraire, vous pouvez être fiers, désormais vous allez devenir un expert et saurez manier avec ingéniosité vos signatures emails !

Génie

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